Habilidades directivas: xestión do tempo. Fernando Bringas.

A dificutlade das habilidades de xestión non radica en saber como se fan, senón en aplicalas. Isto é especialmente relevante no que atinxe á xestión do tempo, pois o que é realmente importante no noso traballo realizámolo en moi pouco tempo. É preciso saber que hai moitas cousas que temos que facer, pero que son innecesarias. Por estas dúas razóns, o tempo preséntasenos como un problema. Pero ese problema non se debe plantear en termos de carencia, xa que suxire solucións de adquisición, e é imposible tener máis tempo do que se dispón. O problema debe, polo tanto, presentarse en termos de prioridade de tarefas; esta é a clave para organizar mellor o noso tempo.
O tempo é un recurso especial: é escaso; non é alamacenable; non se pode adquirir, non é intercambiable, ten unha oferta ríxida, non se pode estirar, e do que dispoñemos temos mala memoria (pasada e futura).
É típico perder tempo con moitas cousas (teléfono, visitas, impuntualidade, consultas, correos electrónicos, xuntanzas, interrrupcións, autointerrupcións,… ). O importante é dedicarse ao esencial.

Teñamos presente a lei de Pareto, que sinala que o esencial ocupa pouco tempo, e o accesorio moito:
Resultado Tempo
20% 80%
80% 20%

Hai que procurar un axuste entre estes elementos, utilizando certos criterios para establecer prioridades:

- Quitarnos a tarefa que menos nos gusta (evitar procastación = deixar aos cousas para mañá), pois aumenta a nosa sensación de ben estar respecto ao que despois debemos abordar. Hai que profesionalizar a situación, non pensar nela; decrirnos que é obriga do noso traballo realizala e quedar libres.

- Tamén traballamos coa dinámica do urxente: por prazo; para establecer prioridades. Urgente = tempo disponible/tempo necesario. O tempo dispoñible é neto, é o que te queda respecto ás cousas que hay que facer; pero non se debe confundir coa data de entrega. O tempo necesario é bruto, refírese ao que vai levar a tarefa.

- Dinámica do importante: ter en conta o impacto do negativo das consecuencias (que pasa se non o fago). É clave na organización non realizar as cousas importantes en tempo de urxencia, pois o resultado pode ser malo.

- Tendencia: hai que leer os datos no seu contexto; ver que se non fago algo, pode agravarse ou atenuarse; é importante para valorar a importancia do asunto.

- Dispoñibilidade de recursos: A veces damos importancia a un asunto que non o é, nin é urxente, pero temos o recurso; en consecuencia, saltámolo a prioritario. Pero debemos ter coidado co “xa que...”: non podemos descoidar certos asuntos por ter recuros para outros.

Tendo todo isto presente, hai diversos tipos de dirección:

1 Dirección por acontecimentos: a dirección pode acabar sendo dirixida polos acontecementos; hai que poñer freo e mandar sobre o noso tempo, cando menos nalgúns momentos.

2 Dirección por prioridades: é a máis correcta.

3 Dirección por sobresaltos: xamáis; é preciso ter distancia, que non che coman os problemas. Non se poden impoñer sempre os círuclos afastados aos cercanos; si puntualmente, pero non sempre. Para as cousas prioritarias hai que sacar tempo; unha persoa escorada autodestrúese.

Consellos:

- Calquera cousa inacabada debe integrarse nun sistema fiable exterior á miña mente (cubo de recollida).

- Nunca debe abordarse dúas veces un mesmo asunto desde cero.

- Unha vez decididas as accións que serán necesarias:

o Establecer recordatorios delas ben organizados.
o Revisar o sistema con regularidade.
o Evitar a desorganización mental: para conseguilo é necesario dar saída ás cousas.
o Hai que pensar nun tempo en silencio.

Lei de Carlson: Unha tarefa realizada nun tempo ininterrumpido é máis eficaz que se o tempo está fraccionado. É preciso usar tempos consolidados, incluso para pensar; fructificarán.

Os tempos longos son bos para estruturar tarefas que non o están. Ao principio custa arrancar, pero logo será máis rendible.

Os tempos fraccionados son bos para desenvolver unha tarefa longa que está moi ben estruturada ou tarefas rutinarias e breves.

Lei de Paterson: O tempo utilizado na tarefa varía en función do tempo tispoñible. As tarefas expándense no tempo ou se comprimen segundo o tempo do que dispoñamos para facelas: non se debe traballar en función do tempo dispoñible, senón do necesario. Por exemplo, para unha xuntanza, debe definirse a hora de comezo e remate e o tempo dedicado a cada asunto.

Hai que poñer data para realizar as cousas, senón existen límites e prazos nos se fan.

Convén ter un programa diario de prioridades nun cadro.

(Pablo Sánchez Ferro)